Was Ist Virtueller Datenraum?

Digitaler Datenraum ist ein virtueller Raum, der als Cloud für die Speicherung und Bearbeitung der Dokumentation benutzt wird. In den Bedingungen der Digitalisierung sind elektronische Daten für jedes Unternehmen von großer Wichtigkeit. Im Unterschied zu physischen Räumen, die alle für Unternehmen wichtigen Dokumentationen an einem neutralen Ort zur Verfügung stellen, erledigen virtuelle Datenräume dieselbe Funktion Online. Mithilfe von diesen Services kann man alle benötigten Dateien jederzeit in Einsicht nehmen, sowie dem Team weitergeben und ohne Scwierigkeiten bearbeiten.

Die Anwendungsbereiche eines virtuellen Datenraums umfassen zahlreiche Unternehmensbranchen wie M&A oder Projektmanagement, mit dem Schwerpunkt auf Teamwork und Zusammenarbeit. Da der Markt heutzutage viele Varianten von digitalen Datenräumen anbietet, muss ein Kunde immer die Hauptvorteile der Plattform gut verstehen und Augenmerk auf die Beschleunigung der Arbeitstransaktionen legen.

Funktionen eines Virtuellen Datenraums

Abhängig  vom Anwendungsbereich, müssen alle Anforderungen der Branche allen Funktionen des Anbieters entsprechen.

Die aufgelisteten Funktionen sind aber grundlegend und sollen für jeden effektiven VDR-Dienst kennzeichnend werden.

Zu den Schlüsselfunktionen, worüber ein hochqualitativer Datenraum verfügen soll, gehören folgende Funktionen:

  • Verwaltung der Unterlagen mit Sicherheit und Schutz
  • Optimale Uploadmöglichkeiten mit Massenuploadfunktion
  • Rechteverwaltung auf der webbasierten Plattform
  • Koordinierung verschiedener Projekte mithilfe eines Kontos
  • Unterstützung von mehreren Dateiformate (DOC, PDF, XLC)
  • Nutzeraktivität-Tracking

Was wir Ihnen anbieten? Wir repräsentieren erfahrenen VDR Anbieter, der Kunden bundesweit betreut. Die ausnehmende Qualität ist Grundlage unseres Erfolgs. Als Anbieter mit deutschem Serverstandort und deutscher Software schließen wir jede Möglichkeit des Dokumentenabfangens aus, die durch ausländische Geheimdienste vorgenommen werden kann.

Neben allen Basisfunktionen, haben wir noch eine große Reihe der Vorteile dazu. Die einzigartigen Funktionen unseres Produktes machen unser Service leistungsstark, lösungsorientiert und konkurrenzlos. Innovative Features sind besonders überzeugend, weil sie von keinen anderen führenden VDR Anbietern angeboten werden:

  • IP-basierte Zugriffsbeschränkung
  • Betriebszeit – 95%
  • Bereitstellung vor Ort
  • Keine Wartungsfenster
  • Keine Plug-Ins bei Drag & Drop-Upload benötigt
Profitieren Sie von Unseren Angeboten 30 Tage kostenfrei

Datensicherheit

Anzeigemodus Beschränkung (“Gitteransicht”)

Die erste Aufgabe für vielen Spezialsiten bei Informationsbehandlung (besonders in IT-Sphere) ist die Dokumente vor fremden Blicken zu schützen. Dank unserer einzigartigen Funktion von beschränkten Anzeigemodus kann nur ein Teil des Dokumentes angezeigt werden.

Wasserzeichen

Unsere Kunden können Ihre Unterlagen individualisieren, indem sie ein Wasserzeichen oben auf dem Dokument aktivieren. Die Indikatoren der Individualisierung umfassen Datum des Zugriffs, Benutzernamen oder IP-Adresse.

Remote-Vernichtung

Der Dokumentenzugriff wird mit dem Verschlüsselungstool effektiv kontrolliert. Remote-Vernichtung ermöglicht die Sperrung des Zugriffs nach dem Upload.

Virenscanning

Unsere Datenräume werden mit fünf Antiviren-Programmen geschützt. Das bedeutet, dass keine beschädigten Dokumente im Datenraum gespeichert werden können.

Spreadsheet Viewer

Was für unsere hohe Qualität noch spricht ist die Widerspiegelung eines Excel-Dokumentes in jedem Webbrowser und ohne Risiko. Von diesem Viewer werden alle Entschlüsselungen, Downloads und Wasserzeichen behandelt und durch Browsers geführt.

Dokumentenmanagement

Windows-Explorer Synchronisierung

DDraum bietet einzigartige Sync-Anwendung an, die alle persönlichen Inhalte wie FTP, Desktop Dateien und Ordner mit dem Datenraum eines Unternehmens verbindet. CMS der entsprechenden Branche wird auch mit dem digitalen Datenraum zusammengefasst.

Upload Technologien

Als Vorreiter im modernen Dokumentenmanagement hat DDraum eine hervorragende Technologie für Drag & Drop Upload entwickelt, die keine Plug-ins benötigt. Nur mit einem Klick kann man alle benötigten Dateien ins Fenster für heruntergeladene Dokumente verschieben.

Komfort bei Textsuche

Dank den innovativen Suchfiltern Algorithm (OCR), finden sie alle benötigten Informationen nach Stichwörtern schnell und effektiv.

Index-Nummerierung

Große Vielfalt der verfügbaren Funktionen sind durch automatische Nummerierung ergänzt. Damit kann man alle Dokumente bei der Behandlung ohne Datenraumindex-Aktualisierung nummerieren.

Benutzerkontrolle

Einladung der Benutzer

Sie können Ihre Kunden mit Einzel- und Masseneinladungfunktion effektiv verwalten, indem sie die Einladungen nach Wunsch und nach Projekttyp an einem oder vielen Benutzern abschicken. Nach der Einladung bestimmen Sie die entsprechenden Zugriffsbeschränkungen und aktivieren Sie Benachrichtigungseinstellungen.

Gruppenverwaltung

Für Ihren Komfort haben wir vier Basiskategorien von Benutzern erstellt, damit Sie bestimmte Richtlinien den ganzen Gruppen auf einmal vorschreiben können. Die definierten Rollen sind “Umfassende / Restriktierte Administratoren“, “Kollaborations- und Individuelle Benutzer“. Jede Gruppe besitzt die eigene Zugriffsebene, die bestimmte Funktionen und Rechte beinhaltet.

Benachrichtigungskontrolle

Die Datenraumplattform lässt sich die Häufigkeit des Benachrichtigungsempfangs beobachten und kontrollieren. Dadurch werden alle Benutzer über die aktuellen Datenraumoperationen oder Abänderungen informiert.

Beschränkte Anzeigeberechtigungen

Ansichtsbegrenzungen können zu Excel-Dokumente angewendet werden. DDraum bietet Ihnen drei Ansichtsoptionen an: “Excel mit Formeln,” “Excel ohne Formeln” und “Excel-Daten-Analyse” (alle Dokumente, die freigegeben werden, können Sie verwalten). Diese Berechtigungsbeschränkungen betreffen Original-Dateien nicht und sind nur für die regiestrierten Benutzer sichtbar.

Audit-Aufzeichnungen

Mit DDraum können Sie die bestimmten Zugriffsbereiche gründen, die den Interessen unterschiedlicher Benutzer angepasst werden. Dadurch ist das optimizierte Audit ermöglicht, indem man die Aufzeichnungen nachverfolgt und alle Berichte integriert haltet.

Rationalisierte Berichte

Überprüfung von User Engagement

Die Aktivitäten der Benutzer können beim DDraum detalliert nachverfolgt werden. Jede einzelne Operation, Suchanfrage und Datenraumdokument, sogar Ansichtszeiten kann man nachvollziehen. Dank dieser Funktion können die Benutzer die Audit-Verwaltung durchführen, indem sie eine klare Übersicht über alle durchgeführten Transaktionen haben.

Prüfpade

Da die Benutzer von unseren virtuellen Datenraum alle Transaktionen nachverfolgen können, ist es möglich einen vollständigen Bericht aus dieser Dateien zu erstellen. Professionelle Prüfpfade können Sie zu verschiedenen Zielen anwenden. Unsere Kunden benutzen Berichte als Materialien für Businesspräsentationen, während der Meetings, usw.

Monitoring der Gruppenaktivitäten

Für Überblick und Kontrolle über die Teamarbeit haben wir die Funktion der Erstellung von Gruppenübersichtsberichte eingeführt. Die Option erlaubt Anmeldungenanzahl, Gruppenaktivitäten und häufig gestellte Fragen zu verfolgen.

Prüfpade mit Farbcodierung

Die einzigartige Funktion “Farbcodierung von DDraum“ wird als ein Mittel für Datenraumabschnitten Monitoring verwendet. Die auf diesem System erstellten Berichte widerspiegeln die populärsten Dokumente eines Datenraums, sowie die Benutzergruppen, die maximal aktiv sind.

Benutzerfreundlichkeit

Smart Benutzeroberfläche

Die Benutzer unseres virtuellen Datenraums, die Zugriff auf Dateien über Ihre Mobilgeräte haben, können unsere multifunktionale Oberfläche genießen.

Kein Stress bei der Anmeldung

Beim DDraum können Sie ein einziges Kennwort für alle Projekte verwenden. Laut der Funktion der Kennwortspeicherung muss man nicht bei jedem Einloggen alle Kontaktdaten neu eingeben.

Native Formate

Die gespeicherten Dateien werden den Benutzer in nativen Formate angezeigt. Außerdem braucht man beim DDraum keine Softwareinstallation, Java oder Herunterladenausführung.

Bildlauf-Funktion

Unsere virtuellen Datenräume verfügen über Viewers mit Bildlauf, die Anzeigen der Dokumente kontrolliert. Dank diesem zeitsparenden Tool ist es möglich im Ordner direkt zur benötigten Seite überspringen.

Zugriffsoptimierung für Mehrere Plattformen

Profitieren Sie von unsere Service über verschiedenen Plattfromen. DDRaum ist für Apple iOS, Android und Windows optimiert.

Fragenerstellung im Virtuellen Datenraum

FAQ List

Wir geben Ihnen die Möglichkeit Ihre Kunden durch alle Phasen der Datenraumnutzung zu begleiten. Dafür können Sie eine umfassende FAQ List erstellen und die Antworten auf die aktuellen Fragen zur jeden Businesstransaktion geben.

Fachbereich Auswählen

Für die Beschleunigung der Anfrageverarbeitung können Sie die Kommunikation innerhalb eines Datenraums verbessern, indem Sie alle Fragen in Fachbereichen verteilen. Dadurch können die Benutzer bei der Fragenveröffentlichung eine bestimmte Fachebene auswählen und die Frage direkt an den Expert in dem entsprechenden Bereich weiterleiten.

Benutzerfreundliches Interface

Die Oberfläche der Q&A Plattform ist dem E-Mail System ähnlich, indem sie viele gleiche Funktionen verwendet (BCC, CC). Deswegen brauchen unsere Benutzer keine zusätzliche Schulung und können mit der Oberfläche intuitiv arbeiten.

Threadszugriff und Live-Forum

Der Administrator Ihres virtuellen Datenraums kann den Zugriff auf bestimmte Diskussionen den Nutzern gewährleisten. Die Berechtigungen können ganz unterschiedlich sein. Für einige Benutzer ist  es erlaubt nur die Fragen innerhalb einer bestimmten Kategorie zu eröffnen, weil die anderen sogar Ihre eigenen Diskussionen starten können.

Status der Frage

Die Benutzer der DDraum Plattform haben die Möglichkeit den Status der Abhandlung zu verfolgen. Ein Status kann entweder manuell oder automatisch vorgeschrieben werden.

Q&A Berichte

Basierend auf den Kommunikationen innerhalb virtuellen Datenraums ist es möglich auch die vollständigen Berichte zu erstellen und sie für die Absicherung verwenden. Außerdem benutzt man die entsprechenden Berichte in der Weiterbildung und zukünftlichen Schulung.